Az év eleje a nagy rendrakások és selejtezések ideje az irodákban is. A Fellowes Hungary által megrendelt, reprezentatív kkv kutatásból kiderült, hogy míg szinte minden cégnél megtalálható fénymásológép és nyomtató, addig a kkv-knak csak a fele rendelkezik iratmegsemmisítővel.

„A nem megfelelő iratkezelés súlyos visszaélésekre adhat alkalmat, ami valós anyagi és reputációs veszélyt jelent az adott vállalkozásra” – mondja Kreutz László, a Fellowes Hungary ügyvezetője a Védje adatait! kampányhoz készült korábbi kutatások eredményeire alapozva. „Az a legfontosabb, hogy minden cég, a pár főt foglalkoztató családi vállalkozások is hozzák létre a saját szabályzatukat, amelyekkel a bizalmas irataikat tárolják. Szabják meg pontosan, hogy ki férhet hozzájuk és határozzák meg a leselejtezés és megsemmisítés rendjét. Ez utóbbi már egy pár tízezer forintos iratmegsemmisítővel megoldható a kisebb cégeknél. A beruházás összege eltörpül ahhoz képest, amekkora biztonsági kockázatot jelent a nem megfelelő iratkezelés, az, ha az irodában szanaszét hevernek, a kukában landolnak és esetleg illetéktelen kezekbe kerülnek a bizalmas információkat tartalmazó dokumentumok.”

Túl sokat tudnak a takarítók

Nem csak a háztartási, de az irodai szemetünk is árulkodik. A Fellowes takarítócégek körében végeztt kutatásából kiderül az is, hogy a szakszerű megsemmisítés hiányában bizalmas, személyes, illetve fontos üzleti adatokhoz lehet hozzáférni takarításkor. Az asztalunkról is pakoljunk el minden iratot, mert a kíváncsi szemek akarva akaratlan is bepillantást nyerhetnek egy-egy dossziéba. Legyünk elővigyázatosak, jobb az óvatosság!