Minden hatályos adószabálynak megfelel, ha nem papír alapú, hanem elektronikus számlát bocsát ki a céged. Így számos költségtől megszabadulhatsz, ha átállsz erre a módszerre.

Mivel az elektronikus számla lényegében egy fájl elektronikus úton való eljuttatását jelenti, így egyrészt rengeteget spórolhatsz azon, hogy nem kell folyton nyomtatnod, hiszen kevesebbet kell költened papírra, illetve a nyomtató patronjainak feltöltésére.

További összegeket takaríthatsz meg azon, hogy az így kiállított számlákat nem kell postára adnod, vagyis a levelezés postaköltsége nálad marad. Emellett pedig nem kell külön személyzetet fenntartanod a borítékolásra és a postázásra, amivel pedig a bérköltségeid válhatnak alacsonyabbá azonnal.

Ezen kívül a hazai gyakorlatot tekintve számláink legalább 3 példányban készülnek, illetve a belső nyilvántartási rendek és eljárások miatt gyakran azokból akár még több fénymásolatot is készítünk. Ráadásul ezeket 8 évig meg is kell őriznünk, így a hatalmas dokumentumtömeg papír alapú kezelése és tárolása komoly feladatot és akár súlyos költséget is jelent. Elektronikus számlák esetén a kezeléssel és tárolással kapcsolatos költségeket gyakorlatilag teljesen megtakaríthatod. Mindemellett további előny, hogy elektronikus dokumentumaink, vagyis e-számláink nem vesznek el vagy sérülnek meg, illetve bármikor könnyedén másodpercek alatt visszakereshetőek és rendelkezésünkre állnak - szemben a hagyományos számlákkal.

Az e-számlák eljuttatása nem csak olcsóbb, de gyorsabb is, mint a hagyományos társaiké, így maga a számla feldolgozása is lényegesen felgyorsul, valamint a számla „állapota" nyomonkövethetővé válik. Vagyis pontosan látjuk, hogy vevőnk megkapta-e, látta-e már a részére kiállított számlát, míg postai továbbítás esetén erre nincs lehetőségünk.

Nem mellesleg az elektronikus átállás következtében jelentősen csökken a sztornó számlák száma, mivel hibás vagy hiányos adatok esetén azonnali visszajelzést kap mind a vevő, mind a szállító, hogy a számlát nem pontosan állították ki, ezért hibás számla garantáltan nem küldhető és nem fogadható.

Fotó: FreeDigitalPhotos